失控环境下如何化“信息”为“知识”

失控环境下如何化“信息”为“知识”本站　　红十字国际委员会已经在冲突地带工作了将近160年，历史经验告诉我们，一份错放的文件事关生死

　　红十字国际委员会已经在冲突地带工作了将近160年，历史经验告诉我们，一份错放的文件事关生死。红十字国际委员会的工作人员深知，保存今天的资料能够大大帮助到红十字国际委员会的下一代员工，因为他们工作在冲突不断升级的地区并且需要获取全面的知识以了解当地历史。

　　然而，在需要快速行动的工作环境里，在信息管理规定面前，红十字国际委员会的工作人员会迫不得已地做出一些独断行为，因为他们没有足够时间来确保关键资料得到正确处理。而且，在复杂且层出不穷的新技术面前，他们更渴望“简单”。

　　红十字国际委员会的信息管理者、图书管理员和档案保管员正在采取以下3项具体措施，以超越传统的信息管理者角色而成为知识的创造者。他们在信息链（译者注：信息链由事实、数据、信息、知识、情报/智能5个链环构成）的两端积极行动、发挥作用，并在失控的信息环境中创造出具有可持续性的知识。

　　由于红十字国际委员会有2万名工作人员分散在世界各地，与信息生产者加强接触，是确保关键信息在可持续和安全的环境中得到保护的关键。为了便于工作人员近距离地向信息生产者提供支持和建议，红十字国际委员会专门建立了一个新的组织模型。此外，还开发了一个监测工具，并向每个国家提供一个成熟度矩阵，从中可以看到每个国家所处的信息管理环境以及可以采取哪些具体措施来改善境况。

　　在新冠肺炎疫情暴发前，这个新模型就已经被亚洲地区全面采用了。很快就有证据表明，在平台上汇编和组织整理与疫情有关的资料很有必要，可以帮助各代表团在制定行动方案和起草干预措施时进行查阅和咨询。红十字国际委员会的信息管理者高效地完成了这项任务，并为其他地区树立了榜样。这些举措无疑提高了工作绩效，同时建立了与新冠病毒相关的详尽的知识库。

　　虽然，这个模型的实施是一个成功案例，但它并没有掩盖这样一个事实，即指导员工如何自行管理资料是一项“永远在路上”的工作任务。

　　在信息链末端，红十字国际委员会档案和图书馆团队探索了关于利用资料信息为员工创造知识的新方法，即编制研究指南以及简明且有针对性的文件，例如编制关于红十字国际委员会在特定国家或就某一关键主题开展活动的序时笔记。通过红十字国际委员会建立的在线平台，世界各地的工作人员可以浏览并请求访问这些笔记。

　　在一起悲惨的安全事件导致红十字国际委员会的一名工作人员死亡后，红十字国际委员会认识到，在饱受战争蹂躏地区工作的人员需要对当地曾经发生的安全事件有全面且充分的了解，以便更好地掌握当前情况。在此之前，这些文件被定为绝密文件，被系统地打印出来并保存在红十字国际委员会总部的保险柜里，并对其数字副本进行了销毁。因此，关于这些文件的利用被严格限制，通常只有高级管理人员在任务开始时才能允许查阅。当前往一个新的国家时，需要对一些文件进行数字化，才发现这方面的资料丢失了。因此，档案保管员通过整理并从可靠平台上检索有关事件的相关资料，结合事件发生的背景创建了数字化“简报”文件包。这些文件包是由档案管理员和高级外勤经理专门制作并定期完成的。这项工作的挑战在于，要确定出哪些文件可以归到这些文件包里，应该如何整理才能便于用户检索利用。这一措施的成效令人不可思议，并且无疑会推动构建更加系统的、涵盖更多其他主题的文件包（知识库）。

　　为了简化并增加信息获取和知识生产的机会，红十字国际委员会正在对人工智能技术在文件著录、分类、检索工作中的应用效果进行测试。

　　了解到电子邮件依然是关键信息的主要来源后，红十字国际委员会根据归档工作计划对自动分类进行了概念验证测试。衡量算法是否成功的标准是它能否对20万封电子邮件记录样本进行正确分类，测试结果显示，人工智能技术操作的准确率为80%。

　　基于人力资源短缺状况下无法回应二战战俘家属提出的众多需求的现实问题，红十字国际委员会开展了另一个项目。项目目标是实现3600万张个人模拟卡片的直接在线检索，这意味着要先对它们进行数字化和索引，并能读取手写内容里的大多数关键信息。该项目旨在对笔迹进行自动转录以实现卡片的在线索引。

　　如果信息专业人员没有参与到文件整个生命周期的工作中去，红十字国际委员会的大量资料将会被稀释或分散，而确保知识安全将是不可能的。关键资料得到整理和保护是确保文件内容可检索的先决条件，而为员工制作随时可用的知识包有助于他们消化大量有用信息。红十字国际委员会需要进一步探索如何用人工智能技术来处理这些艰巨的任务，包括交叉索引数据和改进分析报告。红十字国际委员会的信息管理员、档案管理员和图书馆员确实在努力提高专业技能、扩大职责范围，他们的角色也从信息管理者转化为知识创造者。如果希望这些文件之间能够继续保持相关性并且于红十字国际委员会的工作有益，那么，应用人工智能技术也是确保红十字国际委员会事业向前更好发展的唯一出路。